Hemos implantado nuestro propio sistema de captación en AHB Estudio:
Antes de ofrecer este modelo a otras empresas, hemos comenzado aplicándolo dentro de nuestro propio negocio para comprobar su funcionamiento, mejorar cada proceso y convertirlo en un sistema real:
En muchas ocasiones, las empresas ofrecen servicios que no utilizan dentro de su propia organización.
Crean páginas web para otros negocios, pero su propia web no explica claramente qué hacen. Recomiendan automatizar procesos, pero siguen gestionando los contactos de forma manual. Hablan de medición, aunque no saben qué páginas o acciones generan sus propias oportunidades.
En AHB Estudio hemos decidido seguir un camino diferente.
Antes de convertir nuestro Sistema de Captación AHB en una solución para otras empresas, hemos comenzado implantándolo dentro de nuestra propia agencia.
AHB Estudio es el primer caso piloto del Sistema de Captación AHB.
Esto nos permite comprobar cómo funciona cada pieza, detectar errores, mejorar la experiencia del usuario, organizar nuestras oportunidades y conocer qué acciones generan conversaciones comerciales reales.
No presentamos todavía este proyecto como un caso de éxito cerrado, porque el sistema está en fase de implantación, medición y mejora.
Lo presentamos como algo más honesto y útil: un caso real de transformación interna.
Por qué necesitábamos implantar un sistema de captación propio:
AHB Estudio ofrece diferentes servicios digitales:
- Diseño y desarrollo web.
- Tiendas online.
- Posicionamiento SEO y visibilidad local.
- Gestión de redes sociales.
- Fotografía profesional.
- Vídeo y producción audiovisual.
- Automatización de procesos.
- Marketing digital personalizado.
Durante años, una parte importante del crecimiento ha procedido de recomendaciones, relaciones profesionales, clientes existentes y oportunidades puntuales.
Este tipo de captación puede generar buenos proyectos, pero también crea una dependencia importante.
Cuando las oportunidades llegan únicamente por recomendación o por contactos personales, resulta difícil prever:
- Cuántas solicitudes llegarán el próximo mes.
- Qué servicios tendrán más demanda.
- Qué acciones comerciales están funcionando.
- Cuántas propuestas pueden prepararse.
- Qué ingresos recurrentes pueden conseguirse.
Además, el crecimiento depende demasiado de la disponibilidad personal para buscar clientes, responder mensajes, preparar propuestas y recordar seguimientos.
El objetivo no era simplemente recibir más mensajes.
Necesitábamos construir una estructura que ayudara a:
- Atraer empresas con necesidades concretas.
- Explicar mejor nuestra propuesta.
- Filtrar las solicitudes.
- Registrar cada oportunidad.
- Realizar un diagnóstico inicial.
- Organizar el seguimiento.
- Medir qué acciones generan resultados.
La diferencia entre ofrecer servicios y construir un sistema:
Una agencia puede ofrecer páginas web, posicionamiento, publicidad, redes sociales y automatización como servicios independientes.
El problema aparece cuando el cliente contrata diferentes acciones que no están conectadas entre sí.
Puede tener una página web nueva, pero ningún formulario preparado para recoger información útil.
Puede invertir en publicidad, pero enviar todo el tráfico a una página general.
Puede recibir solicitudes, pero no disponer de un sistema de seguimiento.
Puede publicar constantemente en redes sociales, pero no dirigir a las personas hacia una acción comercial concreta.
Por eso, decidimos organizar nuestros propios servicios bajo una idea común:
Conectar visibilidad, confianza, contacto, registro, seguimiento y medición dentro de un mismo recorrido.
Ese recorrido es la base del Sistema de Captación AHB.
Primera pieza: una página específica para presentar el sistema:
El primer paso fue crear una página dedicada al Sistema de Captación AHB.
No queríamos explicar esta solución dentro de una página general de marketing digital, porque el visitante podría no comprender con claridad su funcionamiento.
La página debía explicar:
- Qué problema resuelve.
- A qué empresas puede ayudar.
- Qué elementos puede conectar.
- Cómo funciona el proceso.
- Qué diferencia existe entre presencia y captación.
- Qué planes están disponibles.
- Cómo solicitar un diagnóstico.
También debía dejar claro que no utilizamos una misma fórmula para todos los negocios.
En AHB Estudio somos expertos en Marketing personalizado y adaptamos cada estrategia al sector, la ubicación, la competencia, el tipo de cliente, el valor de cada venta y la capacidad real de crecimiento de la empresa.
La página comercial se convierte así en el centro del sistema.
Los contenidos del blog, las publicaciones, Google, las campañas y el SmartChat pueden dirigir a esta página cuando el usuario necesita una explicación más completa.
Segunda pieza: contenidos preparados para atraer y educar:
Una página comercial no debería ser la única fuente de información.
Muchas empresas todavía no buscan directamente un “sistema de captación”.
Buscan respuestas a problemas concretos:
- Por qué su web recibe visitas, pero no genera contactos.
- Por qué aparecen en Google, pero no reciben llamadas.
- Por qué sus formularios no funcionan.
- Por qué reciben presupuestos, pero no cierran proyectos.
- Cómo hacer seguimiento sin resultar insistentes.
Por eso, hemos creado una línea de contenidos centrada en esas necesidades.
Los primeros artículos trabajan temas como:
- La diferencia entre presencia digital y captación.
- Los puntos donde una empresa puede perder oportunidades.
- La diferencia entre una web bonita y una web preparada para convertir.
- La importancia de lo que ocurre después del formulario.
- La implantación del sistema dentro de AHB Estudio.
Estos contenidos cumplen varias funciones:
- Ayudan a posicionar la web en búsquedas relevantes.
- Demuestran conocimiento.
- Responden dudas frecuentes.
- Generan confianza.
- Alimentan las redes sociales.
- Dirigen hacia el diagnóstico digital.
El contenido no se crea únicamente para publicar. Debe formar parte del recorrido comercial.
Tercera pieza: un SmartChat contextual de WhatsApp:
Una de las primeras herramientas que hemos desarrollado es nuestro propio asistente contextual de WhatsApp.
No se trata de un botón flotante genérico.
El SmartChat analiza la página que está consultando el visitante y adapta su contenido automáticamente.
Puede modificar:
- La categoría del mensaje.
- El título.
- El texto explicativo.
- La llamada a la acción.
- El mensaje que se abre en WhatsApp.
Por ejemplo, una persona que consulta diseño web puede encontrar:
¿Estás pensando en crear una web?
Una persona que visita posicionamiento puede encontrar:
¿Tus clientes te encuentran en Google?
Y quien consulta el Sistema de Captación AHB puede ver:
¿Necesitas conseguir más clientes?
Cuando el visitante pulsa el botón, WhatsApp se abre con un mensaje preparado que incluye:
- El servicio consultado.
- El título de la página.
- La URL desde la que se ha iniciado el contacto.
Esto nos permite recibir conversaciones con mayor contexto.
Además, el SmartChat:
- Comprueba el horario comercial.
- Muestra un estado adaptado a la disponibilidad.
- Se abre automáticamente de forma controlada.
- Respeta el cierre durante la sesión.
- Se adapta a móvil y escritorio.
- Registra clics para Google Analytics y Google Tag Manager.
El objetivo es facilitar el contacto sin convertir la experiencia en algo invasivo.
Cuarta pieza: un formulario de diagnóstico digital:
WhatsApp es una vía rápida y directa, pero no siempre permite recoger toda la información necesaria.
Por eso, hemos creado un formulario específico de diagnóstico digital.
El formulario no se limita a solicitar nombre, correo y mensaje.
Recoge información que nos ayuda a comprender mejor la situación de la empresa:
- Nombre del negocio.
- Sector.
- Localidad.
- Página web.
- Objetivo principal.
- Problema actual.
- Presupuesto aproximado.
- Plazo previsto.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
- Canal preferido de contacto.
- Origen de la solicitud.
El formulario está dividido en diferentes pasos.
Esto evita presentar demasiadas preguntas de una sola vez y mejora la experiencia, especialmente en dispositivos móviles.
También nos ayuda a recibir solicitudes mejor contextualizadas.
No utilizamos el formulario para poner barreras, sino para preparar una respuesta más útil.
Quinta pieza: registro automático de cada oportunidad:
Uno de los problemas habituales de los formularios es que toda la información queda únicamente dentro de un correo electrónico.
Si el correo no llega, se pierde entre otros mensajes o no se revisa a tiempo, la oportunidad puede desaparecer.
Para evitarlo, hemos creado un sistema propio dentro de WordPress.
Cuando una persona envía el formulario:
- La solicitud se guarda como una oportunidad privada.
- AHB Estudio recibe una notificación.
- El usuario recibe una confirmación.
- Los datos quedan almacenados en el panel.
- Se conserva la información del servicio y el origen.
Cada oportunidad tiene una ficha completa desde la que podemos consultar:
- Nombre.
- Empresa.
- Teléfono.
- Correo.
- Sector.
- Localidad.
- Página web.
- Objetivo.
- Problema.
- Inversión estimada.
- Plazo.
- Canal preferido.
- Fuente de captación.
Desde la propia ficha podemos:
- Llamar.
- Enviar un correo.
- Abrir WhatsApp.
- Cambiar el estado.
- Escribir observaciones.
- Definir una próxima acción.
- Establecer una fecha de seguimiento.
El contacto deja de depender de una bandeja de entrada y pasa a formar parte de un proceso comercial.
Sexta pieza: un panel para organizar las oportunidades:
Recibir contactos no es suficiente. También necesitamos saber en qué situación se encuentra cada uno.
Por eso, hemos creado diferentes estados comerciales.
Una oportunidad puede clasificarse como:
- Nueva.
- Pendiente de revisar.
- Contactada.
- En diagnóstico.
- Con reunión reservada.
- Con propuesta enviada.
- En negociación.
- Ganada.
- Perdida.
- En seguimiento futuro.
Esta clasificación nos permite saber:
- Qué solicitudes necesitan revisión.
- Qué personas todavía no han sido contactadas.
- Qué diagnósticos están en preparación.
- Qué propuestas necesitan seguimiento.
- Qué oportunidades siguen abiertas.
- Qué proyectos se han conseguido.
También podemos mostrar información importante directamente en el listado de WordPress, sin tener que abrir cada ficha.
El panel se convierte en una herramienta de trabajo diario.
Séptima pieza: un diagnóstico interno estructurado:
Cuando una empresa solicita información, no queremos responder automáticamente con un plan o presupuesto sin comprender su situación.
Por eso, hemos creado una herramienta de diagnóstico interno.
Este diagnóstico permite valorar cinco áreas:
- Página web.
- Presencia en Google.
- Confianza digital.
- Conversión.
- Seguimiento comercial.
Cada área puede recibir una valoración y observaciones.
También podemos registrar:
- Principales problemas detectados.
- Prioridades.
- Plan recomendado.
- Siguiente acción.
- Fecha de seguimiento.
- Resumen del análisis.
El objetivo del diagnóstico no es puntuar por puntuar.
Nos ayuda a ordenar el análisis y a evitar recomendaciones genéricas.
Una empresa puede tener una web correcta, pero fallar en Google. Otra puede recibir contactos, pero perderlos durante el seguimiento.
El diagnóstico permite detectar dónde tiene sentido intervenir primero.
Octava pieza: planes adaptados a diferentes necesidades:
No todas las empresas necesitan el mismo nivel de implantación.
Algunas necesitan reforzar su presencia y mejorar los puntos básicos de contacto.
Otras necesitan conectar web, Google, formularios, medición y seguimiento.
También existen empresas que requieren campañas, automatizaciones y una mejora continua más avanzada.
Por eso, el Sistema de Captación AHB se ha organizado inicialmente en tres niveles:
Plan Presencia:
Pensado para negocios que necesitan ordenar su presencia digital y mejorar los puntos básicos de contacto.
Puede incluir:
- Revisión de la propuesta.
- Mejoras web prioritarias.
- Optimización básica de Google.
- Vías de contacto.
- SmartChat básico.
- Medición inicial.
Plan Captación:
Es el plan principal para empresas que necesitan generar y organizar nuevas oportunidades.
Puede conectar:
- Páginas de servicio.
- Landing pages.
- Google Business Profile.
- SEO local.
- SmartChat contextual.
- Formulario personalizado.
- Registro de oportunidades.
- Seguimiento comercial.
- Medición de conversiones.
Plan Crecimiento:
Pensado para empresas que necesitan campañas, automatizaciones y un proceso de mejora continua.
Puede incorporar:
- Campañas publicitarias.
- Landing pages específicas.
- Automatizaciones avanzadas.
- Segmentación por servicios.
- Seguimiento de campañas.
- Pruebas de mensajes.
- Optimización periódica.
Los planes ofrecen una base, pero la implantación se adapta a la realidad de cada negocio.
Novena pieza: medición de las acciones importantes:
Uno de los objetivos de esta implantación es dejar de valorar el marketing únicamente mediante impresiones, seguidores o visitas.
Estas métricas pueden ser útiles, pero no explican por sí solas si el sistema genera oportunidades.
Queremos medir acciones más cercanas al resultado comercial:
- Clics en WhatsApp.
- Clics en teléfono.
- Formularios enviados.
- Páginas que generan contactos.
- Servicios más consultados.
- Origen de cada oportunidad.
- Diagnósticos realizados.
- Propuestas enviadas.
- Oportunidades ganadas.
- Motivos de pérdida.
El SmartChat ya registra eventos para Google Analytics y Google Tag Manager.
El formulario conserva el origen y los datos de la solicitud.
El panel comercial permite conocer el estado final de cada oportunidad.
Al conectar estas piezas, podremos analizar no solo qué genera tráfico, sino qué genera conversaciones y clientes.
Décima pieza: seguimiento y mejora continua:
El sistema no estará terminado el día de su publicación.
Una parte esencial de este proyecto es observar su comportamiento y mejorarlo.
Revisaremos aspectos como:
- Qué mensajes del SmartChat reciben más clics.
- Qué páginas generan más solicitudes.
- En qué paso se abandona el formulario.
- Qué tipos de empresas contactan.
- Qué preguntas aportan información útil.
- Qué servicios generan oportunidades de mayor valor.
- Cuánto tiempo tarda cada fase comercial.
- Qué seguimientos ayudan a recuperar conversaciones.
Esta información permitirá modificar textos, formularios, llamadas a la acción y procesos internos.
Un sistema de captación no debe permanecer inmóvil. Debe aprender de los resultados.
Qué hemos aprendido durante la implantación:
Aunque el sistema todavía está en fase de desarrollo y medición, ya hemos obtenido aprendizajes importantes.
Una herramienta aislada no resuelve el recorrido completo:
Un buen formulario no sirve de mucho si la oportunidad no se registra.
Un SmartChat no es suficiente si el mensaje es genérico.
Una landing puede recibir visitas, pero no convertir si no transmite confianza.
La verdadera mejora aparece cuando todas las piezas colaboran.
La captación debe adaptarse a la capacidad real de la empresa:
No tiene sentido generar muchas solicitudes si el negocio no puede responderlas o ejecutar los proyectos.
El sistema debe tener en cuenta:
- Capacidad de atención.
- Equipo disponible.
- Valor de cada venta.
- Tiempo de ejecución.
- Zona de trabajo.
- Estacionalidad.
La información inicial mejora la respuesta:
Cuando una solicitud incluye sector, objetivo, problema y plazo, podemos preparar una conversación mucho más útil.
No necesitamos comenzar preguntando nuevamente qué quiere la persona.
El seguimiento debe formar parte del sistema desde el principio:
No basta con conseguir el contacto.
Cada oportunidad necesita una próxima acción y una fecha.
Sin ese paso, incluso un buen sistema de captación puede terminar perdiendo ventas.
Qué no queremos prometer:
No queremos presentar el Sistema de Captación AHB como una fórmula mágica.
No podemos prometer una cantidad exacta de clientes sin analizar:
- El sector.
- La competencia.
- La ubicación.
- El precio del servicio.
- La demanda existente.
- La reputación del negocio.
- La inversión disponible.
- La capacidad comercial.
Tampoco creemos que una herramienta por sí sola pueda resolver todos los problemas de una empresa.
Lo que sí podemos hacer es construir una estructura más clara, organizada, medible y preparada para aprovechar mejor las oportunidades.
El sistema no sustituye un buen servicio, una atención profesional ni una propuesta competitiva.
Ayuda a conectar y mejorar el recorrido que lleva desde el descubrimiento hasta la conversación comercial.
Por qué este caso propio es importante para nuestros clientes:
Implantar el sistema en AHB Estudio nos obliga a utilizarlo en condiciones reales.
No estamos trabajando sobre una demostración ficticia.
Estamos utilizando nuestra propia web, nuestros servicios, nuestros contactos y nuestro proceso comercial.
Esto nos permite detectar aspectos que pueden pasar desapercibidos cuando una solución se diseña únicamente sobre el papel.
Por ejemplo:
- Qué información necesitamos realmente en una solicitud.
- Qué campos resultan innecesarios.
- Qué estados comerciales son útiles.
- Qué avisos necesitamos recibir.
- Cómo debe mostrarse la oportunidad.
- Qué acciones deben poder realizarse rápidamente.
- Qué métricas aportan valor.
Después, esta experiencia puede adaptarse a otros sectores.
Una empresa de reformas no necesita el mismo formulario que una clínica.
Una inmobiliaria no sigue el mismo proceso que una tienda online.
Un alojamiento turístico no tiene las mismas conversiones que una empresa industrial.
El modelo es común, pero la implantación debe ser personalizada.
Próximas mejoras del Sistema de Captación AHB:
La estructura actual ofrece una base sólida, pero existen diferentes mejoras previstas.
Entre ellas:
- Medir aperturas y cierres del SmartChat.
- Mejorar la apertura automática según tiempo o desplazamiento.
- Registrar mejor las campañas y parámetros UTM.
- Crear informes de oportunidades.
- Medir la conversión por servicio.
- Mejorar los recordatorios de seguimiento.
- Conectar automatizaciones adicionales.
- Crear páginas de agradecimiento adaptadas.
- Desarrollar contenidos según las búsquedas reales.
- Mostrar la evolución del sistema con datos.
También estamos valorando una posible área privada para clientes.
En el futuro, esta área podría permitir mostrar:
- Acciones realizadas.
- Evolución del proyecto.
- Contactos generados.
- Resultados de campañas.
- Próximas mejoras.
- Informes y documentación.
Sin embargo, la prioridad actual es validar la captación y conseguir que el sistema genere oportunidades reales.
No queremos construir funciones avanzadas antes de comprobar qué necesitan verdaderamente nuestros clientes.
Cómo vamos a medir este primer caso piloto:
Para valorar la evolución del sistema, analizaremos diferentes indicadores:
- Visitas a la página del Sistema de Captación AHB.
- Aperturas del asistente.
- Clics en WhatsApp.
- Formularios iniciados.
- Formularios completados.
- Origen de las oportunidades.
- Empresas que solicitan diagnóstico.
- Reuniones realizadas.
- Propuestas enviadas.
- Clientes conseguidos.
También analizaremos la calidad de las oportunidades.
No todas las solicitudes tendrán el mismo valor.
Será importante comprobar:
- Si encajan con los servicios.
- Si tienen una necesidad real.
- Si existe capacidad de inversión.
- Si el plazo es razonable.
- Si podemos aportar una solución útil.
El objetivo no es recibir formularios por recibirlos, sino generar conversaciones con empresas a las que realmente podamos ayudar.
Una nueva forma de presentar nuestros servicios:
Este proyecto también está transformando la forma en la que AHB Estudio presenta su trabajo.
En lugar de ofrecer únicamente una lista de servicios, podemos explicar cómo se conectan.
Una empresa puede necesitarnos para mejorar su página web, pero al analizarla podemos descubrir que también existe un problema de seguimiento.
Otra puede necesitar posicionamiento local, pero su ficha de Google dirige hacia una web que no facilita el contacto.
Otra puede recibir formularios, pero no dispone de un sistema para organizar las solicitudes.
El Sistema de Captación AHB permite analizar la situación completa y priorizar.
No se trata de vender todos los servicios a todos los clientes.
Se trata de identificar qué elementos necesita cada empresa para mejorar su recorrido comercial.
AHB Estudio como laboratorio real de mejora:
Implantar nuestro propio sistema nos convierte en el primer negocio sobre el que podemos experimentar, medir y aprender.
Cada mejora que aplicamos debe superar una prueba sencilla:
¿Ayuda realmente a atraer, convertir, registrar o seguir mejor una oportunidad?
Si una función no aporta valor al recorrido, no debería añadirse únicamente porque sea técnicamente posible.
Esta forma de trabajar nos ayuda a evitar sistemas complicados y poco prácticos.
Queremos construir herramientas que puedan utilizarse en el día a día.
La tecnología debe simplificar el trabajo, no crear una nueva carga.
Conclusión: primero lo aplicamos en nuestra propia empresa:
El Sistema de Captación AHB nace de una necesidad real dentro de nuestra agencia.
Necesitábamos explicar mejor nuestros servicios, atraer oportunidades de forma más ordenada, mejorar el contacto y reducir la dependencia de procesos manuales.
Por eso, hemos comenzado implantando:
- Una página comercial específica.
- Una estrategia de contenidos.
- Un SmartChat contextual.
- Un formulario de diagnóstico.
- Un registro automático de oportunidades.
- Un panel comercial.
- Un diagnóstico interno.
- Un sistema de estados y seguimiento.
- Medición de acciones importantes.
La implantación todavía está evolucionando.
Actualizaremos este contenido cuando dispongamos de resultados suficientes para mostrar:
- Número de oportunidades generadas.
- Canales que mejor funcionan.
- Conversión del formulario.
- Servicios con mayor demanda.
- Mejoras realizadas.
- Clientes conseguidos.
De esta forma, esta publicación no será únicamente una explicación inicial.
Se convertirá en el registro real de cómo evoluciona el sistema dentro de AHB Estudio.
¿Quieres analizar cómo podría aplicarse este sistema a tu empresa?
Solicita un diagnóstico digital y revisaremos tu página web, tu presencia en Google, las vías de contacto, la confianza que transmite tu negocio y el seguimiento que realizas después de cada solicitud.
En AHB Estudio, expertos en Marketing personalizado, te explicaremos con claridad qué puntos están funcionando, dónde pueden estar perdiéndose oportunidades y qué acciones tendría sentido priorizar.
También puedes escribirnos directamente por WhatsApp. La primera conversación es gratuita, no cuesta nada y no te compromete a contratar ningún servicio. Cuéntanos cómo estás captando clientes actualmente y estudiaremos contigo las posibilidades reales de tu empresa.
Descubre qué está frenando la captación de tu negocio:
Cuéntanos brevemente tu situación. Revisaremos tu presencia digital y podremos orientarte sobre las acciones que tendrían más sentido para tu empresa.
